Si të ndihmosh në parandalimin e sfidave të pritjes së vizitorëve

Pavarësisht përpjekjeve të tua më të mira, problemet ndodhin ndonjëherë. Ndoshta një vizitor nuk arrin të gjejë çelësin që ke lënë për të, ose pajisjet hidraulike prishen. Edhe pse është e rrallë të hasësh probleme të mëdha, pritësit e suksesshëm përgatiten për të papriturat.

Ja se çfarë rekomandon Diana, një superpritëse nga Oakland, Kalifornia, për menaxhimin e momenteve sfiduese të pritjes së vizitorëve.

Pritja e vizitorëve ka të bëjë me komunitetin dhe ky komunitet përfshin personat që e ndihmojnë biznesin tënd të zhvillohet normalisht.

Kemi gati listën me emrat dhe numrat e një hidrauliku, një elektricisti dhe një pastruesi shtëpie," thotë Diana. Dhe kur është vetë jashtë qytetit, Diana ka motrën e saj, e cila është pritësja e saj rezervë, gjithmonë e gatshme. "Nuk mbetemi asnjëherë pa zgjidhje nëse lind një problem."

Çfarë është më mirë se sa të jesh i përgatitur për të zgjidhur shpejt problemin e një tubi të çarë apo që rrjedh. Të parandalosh problemin në radhë të parë.

“Kam një listë kontrollesh për mirëmbajtjen që e kontrolloj çdo vit,” thotë Diana. “Disa nga këto detyra i bëj vetë, për të tjerat punësoj profesionistë. Çdo hapësirë është e ndryshme, por është e rëndësishme të përcaktosh se çfarë duhet për ta mbajtur ambientin tënd në gjendje të shkëlqyer për vizitorët.”

Lista e kontrolleve vjetore të pritëses Diana për mirëmbajtjen, përfshin:

• Pastrimi i kanaleve të gjetheve dhe mbeturinave të tjera
• Kontrolli i mirëfunksionimit të gjithë njësive të ngrohjes, ventilimit dhe kondicionimit
• Larja e dritave në tavan, që janë të vështira për t'u arritur, në mënyrë që ta mbajë hapësirën e saj të ndriçuar mirë

Komunikimi efektiv me vizitorët ka të bëjë me të qenit i sinqertë dhe realist.

"Mendoj se është shumë e rëndësishme të mos e teprosh me premtimet, por më mirë të komunikosh sa më shumë," thotë Diana. “Edhe nëse nuk kam gjetur një zgjidhje, i bëj të ditur vizitorit se me çfarë po merrem.”

Kështu që kur një tub çahej para se të vinte një vizitor, Diana e ngriti menjëherë telefonin.

“I telefonova vizitorit dhe i bëra të ditur se po merreshim me situatën dhe e pyeta nëse mund ta shtynim kohën e regjistrimit,” thotë Diana. “I ofrova gjithashtu një çregjistrim të mëvonshëm, gjë që i pëlqeu dhe i lashë një shishe verë dhe një shënim falënderimi. Për shumë vizitorë, komunikimi i hapur dhe gjestet e vogla të vlerësimit, pavarësisht nëse bëhet fjalë për një verë apo një kartë promocionale dhuratë për një kafene vendase, kanë ndikim shumë pozitiv.”

“Kemi dyer vërtet të ndërlikuara që vizitorët shpesh nuk dinë t'i hapin, edhe pse i kam përfshirë udhëzimet në manualin e shtëpisë dhe në udhëzimet e regjistrimit,” thotë Diana. "Kur kjo ndodh, dëgjoj gjithmonë zhgënjimet e tyre e më pas u flas me durim përmes telefonit ose personalisht."

Disa gjëra që Diana ka mësuar duke dëgjuar vizitorët e saj ndër vite:

• Ofro hyrje pa çelësa për ta bërë regjistrimin më të lehtë
• Siguro ndriçim të bollshëm në ambientet e jashtme, për t'i ndihmuar vizitorët të mbërrijnë të sigurt në errësirë
• Kërko informacion paraprak për udhëtimin dhe rithekso oraret e regjistrimit dhe të çregjistrimit

Mbërritjet e hershme të vizitorëve, largimet e vona dhe problemet me pastrimin mund të përbëjnë sfida. Ja disa ide për të minimizuar problemet e mundshme:

• Jep orare të qarta regjistrimi dhe çregjistrimi dhe arsyet përkatëse ("Regjistrohu jo më herët se ora 15:00 për t'u dhënë kohë pastruesve të përgatisin dhomën")
• Cakto preferencat e rezervimit për t'i lënë më shumë kohë pastrimit
• Konsidero të ofrosh mundësinë e ruajtjes së bagazheve të vizitorëve nëse e di që do të mbërrijnë herët
• Përfshi detajet kryesore se si të hysh në hapësirën tënde, si duket hapësira etj., në përshkrimin e listimit dhe udhëzimet e regjistrimit për të ndihmuar në përcaktimin e pritshmërive

• Harto një manual të shtëpisë që përmban udhëzime për hyrjen në internet me wifi dhe përdorimin e pajisjeve të ndërlikuara